En af de helt store udfordringer er at finde, producere og vedligholde dokumentation. Med doukumentation menes her al den online information der er til rådighed, det være sig klassisk dokumentation, automatisk genereret information, opgaver, forums, blogs, instant messaging, osv.
En stor del af dette problem kan løses vha:
- Benytte wiki som den primære dokumentationsplatform, se Confluence for gennemgang af fordele.
- Intensiv integration til mere specialiserede informations elementer, som opgaver, SCM, byggeinformationen.
- Høj grad af automatisk genererede informationer.
- Producere og vedligeholde dokumentationen som en del af den kontinuerte udvikling.
- Aktiv dokumentation: Et effektivt middel til at øge nytteværdien af den dokumentation der produceres, er at benytte sine værktøjer til at informerer om ændringer i dokumentationen. Dette kan enten være ved sider med ændringsoplysninger, mailsnotifikationer, rss feeds og lignende. Her er det igen vigtigt at aftagerne af disse opdateringsinformationer ikke bliver bombarderet med med informationer, men har mulighed for at fokusere/abonnere på lige netop det der har relevans.
- Inkludering af dokumentationsansvarlighed som en del af projektrollerne, se f.eks. Wiki champion pattern'et. Bemærk, disse roller er kun mulige pga. effektive værktøjer til at formidle ændringer i dokumentationen. Til gengæld er formaliseret dokumentationsansvar endnu vigtigere i teambaseret projekter, da der her lægges op til at dokumentationer er en delt ressource, og der vil derfor potentielt være mange samtidige bidragsydere, med deraf følgende behov for mere styring.
- Fokus på hele tiden at referere til dokumentationen: Ideen er her at dokumentation der er i aktiv brug, er tilgængelig, opdateret og relevant. Til gengæld skal man overveje følgende punkter, hvis det er svært at dirigere folk hen til den rigtige dokumentation:
- Dokumentation eksistere ikke?: Overvej om den skal laves, dette er absolut ikke nødvendigvis tilfældet.
- Dokumentation kan ikke findes: Kan der gøres noget for at øge tilgængeligheden af information, f.eks. link'e til den, oprette view/portal der guider folk i den rige retning, inkluderes i anden kontekst.
- Ikke opdateret: Skal dokumentation opdateres eller helt afvikles fordi den bliver benyttet for sjældent til i praksis at blive vedligeholdt (eller være relevant).